Seguro que has visto la columna RGPD en el listado de Socios y Deportistas, donde aparecen unos iconos de colores.
Es posible que ahora mismo tengas muchos de los registros en azul o en rojo. No te preocupes, en esta guía te explicaremos cómo hacer para que se muestre todo verde y mejoréis vuestro control en materia de protección de datos.
En este documento explicaremos:
1. Políticas de privacidad de la entidad
1.1 ¿Cómo añadir mis políticas de privacidad a Cluber?
2. Tratamiento de los datos
2.1 ¿Cómo firmo el contrato de acceso a datos por cuenta de terceros?
3. Políticas de privacidad aceptadas por mis usuarios
3.1 ¿Cómo hacer para que mis usuarios acepten mis nuevas políticas?
- 1. Automáticamente por parte del usuario
- 2. Solicitar a través de un correo electrónico.
- 3. Manualmente desde el Panel de control
Si te has dado de alta en Cluber recientemente, probablemente ya tengas todo al día, en cualquier caso, te explicamos qué novedades hay y qué nuevas acciones puedes realizar.
1. Políticas de privacidad de la entidad
La normativa nos obliga a que las políticas de privacidad que debe aceptar un usuario de una entidad, sean las de la propia entidad, por lo que es necesario que la entidad las añada a Cluber.
1.1 ¿Cómo añadir mis políticas de privacidad a Cluber?
Dado que es algo obligatorio, seguramente ya tengáis las políticas redactadas y actualizadas. Si no es el caso, podéis consultarnos y os podremos facilitar el contacto de expertos en la materia para que os ayuden en la redacción de las mismas. Una vez tengáis el documento, debéis subirlo en formato PDF desde Administración > Ajustes, en la sección Politicas de Privacidad.
Pulsando el botón Editar, podrás subir el documento (arrastrando desde una carpeta o seleccionando su ubicación), además de modificar el texto genérico que hemos añadido como Información Básica sobre protección de Datos para vosotros.
Guardamos y ya tendremos actualizadas nuestras políticas de privacidad en Cluber.
2. Tratamiento de los datos
Esta es otra de las novedades que incluimos, ya que ahora estableceremos un contrato con la entidad (Contrato de acceso a datos por cuenta de terceros), en el que quedará definida la relación de la entidad como Responsable del tratamiento de los datos, y Cluber como Encargado del tratamiento de los datos. Para vuestra comodidad, hemos pregenerado un contrato estándar, en el que se incluyen los datos del club y del directivo que acceda a firmar el documento. Si, por algún motivo, deseáis enviarnos uno propio, podéis hacérnoslo llegar y lo revisamos.
2.1 ¿Cómo firmo el contrato de acceso a datos por cuenta de terceros?
Muy sencillo. Lo único importante es que debe acceder con su usuario en Cluber la persona que represente a la entidad, ya que tomaremos sus datos en el momento de generar el documento. Para ver y firmar el documento, debemos ir a Administración > Ajustes, en la sección Documentación (justo debajo de las políticas de privacidad). Ahí podréis acceder al documento pulsando Ver y firmar documento.
Podéis revisar todo el documento y, si estáis de acuerdo, pulsar en Aceptar. Esto nos mostrará un mensaje de confirmación y un botón para volver al Panel de Control.
Con estos dos pasos, ya tendríais todo listo para recoger datos sin más preocupaciones.
3. Políticas de privacidad aceptadas por mis usuarios
En las pantallas de Socios y Deportistas hemos añadido una nueva columna RGPD. Esta tiene tres posibles valores, representados con tres posibles iconos de color:
- Verde: Políticas de privacidad aceptadas
- Azul: Aceptada una versión anterior de las políticas de privacidad
- Rojo: Políticas de la entidad sin aceptar explícitamente
Dentro del perfil de cada persona, podremos ver las políticas aceptadas, así como la fecha-hora en la que fue aceptada y un código que representa la huella digital codificada (incluye, por si fuese necesario emplearlo, datos como la IP, navegador o dispositivo desde el que se realizó la aceptación).
En el caso de los deportistas, los que aceptan son realmente los tutores, por lo que debemos ir hasta la ficha del tutor para ver el documento. Si ha aceptado un documento del club, podréis ver este documento.
3.1 ¿Cómo hacer para que mis usuarios acepten mis nuevas políticas?
Una vez que hayas subido tus políticas de privacidad, todo usuario que ingrese datos en algún formulario del club (alta de socio, inscripción de deportistas, campañas…) deberá aceptar las políticas para continuar, así como el tratamiento de los datos.
Para usuarios que ya están registrados o si el club registra manualmente, hay tres opciones:
Automáticamente por parte del usuario
En el momento que el club actualiza unas políticas, el sistema pedirá su aceptación a los usuarios que accedan al área privada de Cluber. Ya sea en web o desde la app. Así que poco a poco y sin hacer nada, veréis cómo se van actualizando los estados.
Solicitar a través de un correo electrónico.
Desde el listado de Socios o Deportistas, puedes seleccionar uno, varios o todos los registros y, en el menú de Acciones, seleccionar la opción Solicitar aceptación de políticas. Si no tienes claro a quién puedes/debes solicitárselas, no te preocupes. El sistema te indicará a quién de los seleccionados se les enviará la solicitud y a quién no (y el motivo por el que no: políticas ya actualizadas, usuario sin correo electrónico…). Una vez revisado, pulsa Enviar.
Manualmente desde el panel de control
Es posible que tengáis la aceptación de uno de vuestros usuarios firmada en papel, o recogida por otros medios. En ese caso, desde el perfil del usuario (socio, tutor, directivo), podréis añadir el documento que evidencia esa aceptación, arrastrándolo desde una carpeta al cuadro Arrastra aquí o Selecciona o seleccionando directamente la ubicación del archivo.
De todas formas, como siempre, ya sabes dónde contactarnos si tienes cualquier duda.
